Freundlicher Concierge Mitarbeiter von RAS Reception Services

Was ist ein Concierge?

Das Arbeitsumfeld und die Aufgaben eines Concierge

Im Vergleich zu anderen Ländern, wie beispielsweise den USA, sind die Leistungen eines Concierge Services in Deutschland noch deutlich unbekannter. Doch inzwischen nehmen sie auch hierzulande mehr und mehr Einzug ins private sowie berufliche Leben. Concierge-Mitarbeiter organisieren, vermitteln – und erfüllen die individuellen Wünsche ihrer Klienten. Aber was sind die genauen Aufgaben eines Concierge? Und woher stammt der Begriff? Das erklären wir Ihnen hier.

Begriffserklärung und Definition

Der Begriff „Concierge“ kommt aus dem Französischen und wird meist nicht ganz korrekt mit den deutschen Wörtern Pförtner oder Hausmeister übersetzt. Die genaue Herkunft des Wortes „Concierge“ ist nicht geklärt. Es wird vermutet, dass sich das Wort aus den lateinischen Wörtern „conservius“ oder „servus“ ableitet. Die Ursprünge liegen mit hoher Wahrscheinlichkeit im Mittelalter, als so Wächter oder Torhüter einer Burg bezeichnet wurden.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird die Bezeichnung Concierge meist in Verbindung mit gehobenen Hotels verwendet. Aus dieser Tätigkeit haben sich in den letzten Jahrzehnten zahlreiche Concierge Services oder Personal Assistance Services entwickelt, die auch in Wohn- oder Gewerbeimmobilien eine intensive, persönliche Betreuung von Gästen, Mitarbeitern oder Bewohnern gewährleisten. Neu ist auch der Begriff des E- oder Digital-Concierges, der für verschiedene Online-Angebote wie zum Beispiel digitale Check-in- oder Check-out-Systeme im Hotel oder auch Concierge Apps steht, die entweder als vollständiger Ersatz oder als komplementäre Ergänzung zum Concierge vor Ort dienen.

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Was macht ein Concierge?

Das Berufsbild eines Concierge ist vielfältig, die Aufgaben sind breitgefächert. Denn Concierge-Dienste können im privaten sowie im beruflichen Umfeld in Anspruch genommen werden. Serviceorientiertes Arbeiten hat dabei oberste Priorität.

Concierge Mitarbeiter sind facettenreiche Wünscheerfüller und Möglichmacher, ob für eine wechselnde Kundschaft oder permanente Bewohner und Mitarbeiter eines Hauses. Wenn es an Zeit mangelt, die passenden Kontakte fehlen oder ein Problem besonders komplex ist, kommt der Concierge ins Spiel. Bei ihm handelt es sich um ein Pendant zur persönlichen Assistenz, die die gestellten Aufgaben entweder selbst löst oder an ausgewählte Personen und Dienstleister im eigenen Netzwerk vermittelt. Dadurch verschaffen sie ihren Kunden mehr Zeit für das Wesentliche und reduzieren alltäglichen Stress.

Concierge-Mitarbeiter sind diskret und aufmerksam. Sie kennen die Angewohnheiten und Vorlieben ihrer Klienten und haben stets ein offenes Ohr. Oft heißt es, sie können das Unmögliche möglich machen. Dies umfasst nicht nur außergewöhnliche Aufgaben wie die Reservierung im ausgebuchten Restaurant oder das kurzfristige Reservieren von Tickets für Theater, Oper oder Konzerte. Meistens sind es kleine Dienstleistungen wie die schnelle Bestellung eines Taxis, die Organisation von Einkäufen oder Koordination und Beaufsichtigung von Handwerkern, mit denen Concierges einen großen Mehrwert im Leben ihrer Auftraggeber darstellen.

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In welchen Bereichen sind Concierges zu finden?

Für Concierge- und Empfangsmitarbeiter gibt es eine Vielzahl an Einsatzfeldern.

Am bekanntesten dürften Hotel Concierges sein, die hauptsächlich in Luxushotels zu finden sind. Sie arbeiten meist am Empfang und sind dort erste Anlaufstelle für ihre anspruchsvollen Gäste. Ihre Aufgaben überschneiden sich teils mit dem des Rezeptionisten. Dies beinhaltet die Begrüßung von Gästen, das Weiterleiten von Wünschen an das Housekeeping aber auch die Vermittlung von Dienstleistungen und lokalen Empfehlungen.

Weitere Einsatzbereiche sind Residential Concierges in gehobenen privaten Immobilien, sowie Reception Services in gewerblichen oder öffentlichen Gebäuden. Hier übernehmen die Mitarbeiter Aufgaben des Front Offices und sind die gute Seele des Gebäudes. Sie nehmen an der Rezeption Brief- und Paketsendungen der Bewohner entgegen und sind für den Empfang und die Anmeldung von Besuchern zuständig. Darüber hinaus kümmern sie sich um Sicherheit, Ordnung und Sauberkeit im Gebäude, übernehmen Verwaltungsangelegenheiten und koordinieren Instandhaltung und Reparaturen. Ihr herausragender Service geht somit über die eines Hausmeisters oder Portiers weit hinaus. Sie sind verlässliche Ansprechpartner für allerlei Dienstleistungen und organisieren beispielsweise Fahrdienste oder Botengänge, vermitteln und organisieren Reinigungsservice, Babysitter, Haustierbetreuung und Handwerker.

Ein Quartiers Concierge ist für Bewohner, Gewerbemieter sowie Kunden und Besucher eines ganzen  Quartiers zuständig. Oftmals vermischen sich dabei die Anforderungen von Wohn- und Büroimmobilien. Die ganzheitliche Kommunikation mit allen Quartiersmitgliedern steht im Vordergrund.

Darüber hinaus kann ein Concierge-Mitarbeiter auch im Office Management einzelner Unternehmen zum Einsatz kommen. Als Schnittstelle werden je nach räumlichen Gegebenheiten auch gerne Empfangsbereich und Office Management kombiniert. Als erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Gäste achten die Concierge- und Empfangsmitarbeiter unter anderem auf Sauberkeit und Ordnung, übernehmen die Telefonzentrale und koordinieren beispielsweise die Buchung und Belegung von Konferenzräumen.

Concierge-Mitarbeiter sind diskret und aufmerksam. Sie kennen die Angewohnheiten und Vorlieben ihrer Klienten und haben stets ein offenes Ohr.«

Welche Voraussetzungen und Anforderungen muss ein Concierge erfüllen?

Viele der Concierge- und Empfangsmitarbeiter haben eine abgeschlossene Ausbildung in der gehobenen Hotellerie oder verfügen über Berufserfahrung in einer ähnlichen Branche. Wichtig sind oft auch Referenzen ehemaliger Arbeitgeber. Führungsqualitäten, ein hervorragendes Netzwerk an wichtigen Kontakten, IT- sowie gute Fremdsprachenkenntnisse sind ebenso von Vorteil wie handwerkliche Fähigkeiten. Sie müssen den Überblick behalten und alle Abläufe im Haus kennen. Zu den relevanten Soft Skills für die Tätigkeit als Concierge gehören Flexibilität, Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und Kommunikationsstärke. Diskretion, gute Umgangsformen, ein gepflegtes Auftreten und ein Gespür für Menschen sind ein Muss. Ein guter Concierge nimmt alles in seiner Umgebung aufmerksam wahr, bleibt stets freundlich und agiert lösungsorientiert. Viel Abwechslung, soziale Nähe und direkte Wertschätzung gehören typischerweise ebenfalls zum Arbeitsalltag eines Concierge.

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